Bei der HR-Digitalisierung gibt es mehrere Projektphasen, die sich an klassischen IT-Implementierungsprojekten orientieren. Der genaue Ablauf hängt vom Unternehmen, der gewählten Software (z. B. SAP SuccessFactors, Workday, Personio, Dayforce) und den spezifischen Anforderungen ab.
Hier sind die wichtigsten 7 Schritte in einem HR-Digitalisierungsprojekt. Diese Schritte lassen sich in 3 Phasen gliedern. Erstens die HR Software Auswahl Phase, zweitens die HR Software Implementierungsphase und drittens die Hyper Care Phase.
Quelle: eigene Grafik Copyright Jan R. Bergrath StrukturWandler 2025
Typischerweise sind (s. Grafik oben) viele Schritte bei einer erfolgreichen HCM Implementierung notwendig. Allerdings lassen sie sich in 7 Hauptpunkte unterteilen.
1. Strategie & Analyse (Initiierung)
➡ Ziel: Definition der Digitalisierungsstrategie und Analyse der aktuellen HR-Prozesse.
✅ Typische Aufgaben:
- Analyse der bestehenden HR-Landschaft (Ist-Zustand)
- Definition der Digitalisierungsziele (z. B. Effizienzsteigerung, Automatisierung)
- Stakeholder-Identifikation & Einbindung (HR, IT, Betriebsrat, Management)
- Budget- und Ressourcenplanung
- Erstellung eines groben Business Cases
📌 Ergebnis: HR-Digitalisierungsstrategie, grober Projektplan, Entscheidung über Vorgehen (Best-of-Breed vs. All-in-One-Lösung)
2. Anforderungsmanagement & Softwareauswahl
➡ Ziel: Auswahl der richtigen Softwarelösung (z. B. SAP SuccessFactors, Workday, Dayforce).
✅ Typische Aufgaben:
- Erstellung eines Lastenhefts mit Anforderungen
- Bewertung der HR-Prozesse (z. B. Recruiting, Onboarding, Learning)
- Marktanalyse & Anbieterauswahl
- Durchführung von Software-Demos & Proof of Concept (PoC)
- Auswahl der Software & Entscheidung über Hosting (Cloud vs. On-Premise)
📌 Ergebnis: Entscheidung für eine HCM-Lösung, Anbieter & Integrationsstrategie festgelegt
3. Konzeption & Design (Blueprint-Phase)
➡ Ziel: Definition der Soll-Prozesse & technische Architektur.
✅ Typische Aufgaben:
- Erarbeitung des Zielbetriebsmodells
- Erstellung eines Systemdesigns (z. B. Schnittstellen zu Payroll, Zeitwirtschaft)
- Rollen- & Berechtigungskonzept entwickeln
- Data-Mapping & Migrationsstrategie erstellen
- Change Management und Kommunikationsstrategie planen
📌 Ergebnis: Abgestimmter Blueprint für die Implementierung
4. Implementierung & Konfiguration
➡ Ziel: Technische Umsetzung und Anpassung der Software an die HR-Prozesse.
✅ Typische Aufgaben:
- Einrichtung der Module (z. B. SAP SuccessFactors Employee Central, Recruiting, Learning)
- Anpassung der Workflows & Automatisierungen
- Entwicklung von Schnittstellen (z. B. zu SAP HCM, Zeitwirtschaftssystemen)
- Datenmigration aus Altsystemen
- Erste Tests (Unit-Tests, Systemintegrationstests)
📌 Ergebnis: Funktionsfähiges System in einer Testumgebung
5. Test & Abnahme
➡ Ziel: Sicherstellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind und das System stabil läuft.
✅ Typische Aufgaben:
- Durchführung von User Acceptance Tests (UAT) mit Key Usern
- Identifikation & Behebung von Fehlern
- Schulung der Endanwender
- Vorbereitung auf den Go-Live (Hypercare-Team, Support-Prozesse definieren)
📌 Ergebnis: Abnahme durch Fachbereiche & Freigabe für den Go-Live
6. Go-Live & Hypercare-Phase
➡ Ziel: Erfolgreiche Einführung und Stabilisierung des Systems.
✅ Typische Aufgaben:
- Produktivsetzung der HR-Software
- Monitoring & Troubleshooting (Hypercare-Phase)
- Unterstützung der User durch ein Support-Team
- Optimierung von Prozessen basierend auf ersten Erfahrungen
📌 Ergebnis: System stabil im produktiven Betrieb, Übergabe an den Regelbetrieb
7. Kontinuierliche Optimierung & Weiterentwicklung
➡ Ziel: Systemverbesserung & Erweiterung um neue Funktionen.
✅ Typische Aufgaben:
- Regelmäßige Release-Updates (z. B. SAP SuccessFactors Quartalsupdates)
- Prozessoptimierungen basierend auf Nutzerfeedback
- Einführung neuer Module oder Integrationen
- Training & Change-Management für neue Features
📌 Ergebnis: Nachhaltige HR-Digitalisierung mit kontinuierlicher Verbesserung
Zusätzliche Erfolgsfaktoren für HR-Digitalisierungsprojekte:
🔹 Stakeholder frühzeitig einbinden (HR, IT, Betriebsrat, Management, Board)
🔹 Change Management aktiv steuern (Akzeptanz & Schulungen sind entscheidend)
🔹 Klare Governance & Projektstruktur definieren
🔹 Schnittstellen & Datenmigration nicht unterschätzen (z. B. IDM, Payroll, Org-Management)
🔹 HR-Compliance & Datenschutz beachten (z. B. DSGVO)
🔹Auditanforderungen und Zertifizierungen
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