Bei der HR-Digitalisierung gibt es mehrere Projektphasen, die sich an klassischen IT-Implementierungsprojekten orientieren. Der genaue Ablauf hängt vom Unternehmen, der gewählten Software (z. B. SAP SuccessFactors, Workday, Personio, Dayforce) und den spezifischen Anforderungen ab.

Hier sind die wichtigsten 7 Schritte in einem HR-Digitalisierungsprojekt. Diese Schritte lassen sich in 3 Phasen gliedern. Erstens die HR Software Auswahl Phase, zweitens die HR Software Implementierungsphase und drittens die Hyper Care Phase.

Typischerweise sind (s. Grafik oben) viele Schritte bei einer erfolgreichen HCM Implementierung notwendig. Allerdings lassen sie sich in 7 Hauptpunkte unterteilen.

1. Strategie & Analyse (Initiierung)

➡ Ziel: Definition der Digitalisierungsstrategie und Analyse der aktuellen HR-Prozesse.

✅ Typische Aufgaben:

• Analyse der bestehenden HR-Landschaft (Ist-Zustand)
• Definition der Digitalisierungsziele (z. B. Effizienzsteigerung, Automatisierung)
• Stakeholder-Identifikation & Einbindung (HR, IT, Betriebsrat, Management)
• Budget- und Ressourcenplanung
• Erstellung eines groben Business Cases

📌 Ergebnis: HR-Digitalisierungsstrategie, grober Projektplan, Entscheidung über Vorgehen (Best-of-Breed vs. All-in-One-Lösung)

2. Anforderungsmanagement & Softwareauswahl

➡ Ziel: Auswahl der richtigen Softwarelösung (z. B. SAP SuccessFactors, Workday, Dayforce).

✅ Typische Aufgaben:

• Erstellung eines Lastenhefts mit Anforderungen
• Bewertung der HR-Prozesse (z. B. Recruiting, Onboarding, Learning)
• Marktanalyse & Anbieterauswahl
• Durchführung von Software-Demos & Proof of Concept (PoC)
• Auswahl der Software & Entscheidung über Hosting (Cloud vs. On-Premise)

📌 Ergebnis: Entscheidung für eine HCM-Lösung, Anbieter & Integrationsstrategie festgelegt

3. Konzeption & Design (Blueprint-Phase)

➡ Ziel: Definition der Soll-Prozesse & technische Architektur.

✅ Typische Aufgaben:

• Erarbeitung des Zielbetriebsmodells
• Erstellung eines Systemdesigns (z. B. Schnittstellen zu Payroll, Zeitwirtschaft)
• Rollen- & Berechtigungskonzept entwickeln
• Data-Mapping & Migrationsstrategie erstellen
• Change Management und Kommunikationsstrategie planen

📌 Ergebnis: Abgestimmter Blueprint für die Implementierung

4. Implementierung & Konfiguration

➡ Ziel: Technische Umsetzung und Anpassung der Software an die HR-Prozesse.

✅ Typische Aufgaben:

• Einrichtung der Module (z. B. SAP SuccessFactors Employee Central, Recruiting, Learning)
• Anpassung der Workflows & Automatisierungen
• Entwicklung von Schnittstellen (z. B. zu SAP HCM, Zeitwirtschaftssystemen)
• Datenmigration aus Altsystemen
• Erste Tests (Unit-Tests, Systemintegrationstests)

📌 Ergebnis: Funktionsfähiges System in einer Testumgebung

5. Test & Abnahme

➡ Ziel: Sicherstellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind und das System stabil läuft.

✅ Typische Aufgaben:

• Durchführung von User Acceptance Tests (UAT) mit Key Usern
• Identifikation & Behebung von Fehlern
• Schulung der Endanwender
• Vorbereitung auf den Go-Live (Hypercare-Team, Support-Prozesse definieren)

📌 Ergebnis: Abnahme durch Fachbereiche & Freigabe für den Go-Live

6. Go-Live & Hypercare-Phase

➡ Ziel: Erfolgreiche Einführung und Stabilisierung des Systems.

✅ Typische Aufgaben:

• Produktivsetzung der HR-Software
• Monitoring & Troubleshooting (Hypercare-Phase)
• Unterstützung der User durch ein Support-Team
• Optimierung von Prozessen basierend auf ersten Erfahrungen

📌 Ergebnis: System stabil im produktiven Betrieb, Übergabe an den Regelbetrieb

7. Kontinuierliche Optimierung & Weiterentwicklung

➡ Ziel: Systemverbesserung & Erweiterung um neue Funktionen.

✅ Typische Aufgaben:

• Regelmäßige Release-Updates (z. B. SAP SuccessFactors Quartalsupdates)
• Prozessoptimierungen basierend auf Nutzerfeedback
• Einführung neuer Module oder Integrationen
• Training & Change-Management für neue Features

📌 Ergebnis: Nachhaltige HR-Digitalisierung mit kontinuierlicher Verbesserung

Zusätzliche Erfolgsfaktoren für HR-Digitalisierungsprojekte:

🔹 Stakeholder frühzeitig einbinden (HR, IT, Betriebsrat, Management, Board)
🔹 Change Management aktiv steuern (Akzeptanz & Schulungen sind entscheidend)
🔹 Klare Governance & Projektstruktur definieren
🔹 Schnittstellen & Datenmigration nicht unterschätzen (z. B. IDM, Payroll, Org-Management)
🔹 HR-Compliance & Datenschutz beachten (z. B. DSGVO)
🔹Auditanforderungen und Zertifizierungen

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