Oracle HCM

So finden Unternehmen das richtige HCM System

/ Jan R. Bergrath / Hinterlasse einen Kommentar
Der Auswahlprozess für das richtige HCM-System – so finden Unternehmen die passende Lösung 

Die Auswahl eines Human Capital Management (HCM) Systems ist ein strategisch wichtiger Schritt für jedes Unternehmen. Ein strukturiertes Vorgehen hilft, eine zukunftsfähige und passgenaue Lösung zu finden. Darunter verstehen die meisten Unternehmen, wie  gestalten wir den HCM Auswahlprozess um das richtige HCM-System zu finden.

Die wichtigsten Phasen im Auswahlprozess
  • Zielbild und Strategie definieren: Zu Beginn steht die Entwicklung eines klaren HR-IT-Zielbilds. Unternehmen sollten festlegen, welche Ziele sie mit dem neuen System erreichen wollen und wie es die HR- und IT-Strategie unterstützt. Ein Vorprojekt mit Anforderungsanalyse und Roadmap schafft die Basis.
  • Anforderungen präzise erarbeiten: Statt alte Prozesse einfach zu digitalisieren, empfiehlt sich eine kritische Analyse: Welche Funktionen werden wirklich benötigt? Der Fokus sollte auf Effizienz, Nutzerfreundlichkeit und Zukunftsfähigkeit liegen. Eine Anforderungscheckliste hilft, den Überblick zu behalten.
  • Markt sondieren und Anbieter vergleichen: Im nächsten Schritt werden potenzielle Anbieter recherchiert und anhand von Use Cases und spezifischen Unternehmensanforderungen verglichen. Demos und Testzugänge sind sinnvoll, um Praxistauglichkeit und Benutzerfreundlichkeit zu prüfen.
  • Kriterien für die Auswahl:
    Wichtige Auswahlkriterien sind:
    1. Liefer- und Preismodell
    2. Datenschutz und Datensicherheit
    3. Technologische Basis und Integrationsfähigkeit
    4. Service und Support des Anbieters
    5. Branchenerfahrung und Referenzen
  • Einbeziehung der Stakeholder:
    Führungskräfte, Betriebsrat und Mitarbeitende sollten frühzeitig eingebunden werden, um Akzeptanz und passgenaue Lösungen sicherzustellen.
Moderne HCM-Systeme: Worauf kommt es an?
  • Automatisierung und Self-Service: Systeme sollten Self-Service-Portale, automatisierte Workflows und moderne Recruiting-Funktionen bieten, um HR-Prozesse effizienter zu gestalten.
  • Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienung fördert die Akzeptanz und reduziert den Schulungsaufwand.
  • Flexibilität und Skalierbarkeit: Die Lösung sollte mit dem Unternehmen wachsen und sich an neue Anforderungen anpassen lassen.

Ein strukturierter Auswahlprozess, der die individuellen Unternehmensziele, die Anforderungen aller Stakeholder und die technologische Zukunftsfähigkeit berücksichtigt, ist entscheidend für den Erfolg eines HCM-Systems. So wird die HR-IT zum echten Mehrwert für das gesamte Unternehmen.

HR Digitalisierung in 2025 Warum? Der HCM Auswahlprozess für Unternehmen

Quelle: Eigenes Bild – StrukturWandler Jan R. Bergrath 2025

Externe Berater bringen entscheidende Vorteile im Auswahlprozess eines HCM-Systems:

  • Sie verfügen über umfassende Marktkenntnisse und aktuelle Erfahrungen mit verschiedenen Anbietern und Lösungen, die intern oft fehlen.
  • Externe Experten können die Anforderungen objektiv analysieren und bewerten, ohne von internen Interessen oder Betriebsblindheit beeinflusst zu sein.
  • Sie unterstützen bei der komplexen Wirtschaftlichkeitsanalyse, der Ausschreibung und der Auswahl des passenden Service Providers – insbesondere bei internationalen Anforderungen oder länderspezifischen Besonderheiten.
  • Ohne tiefgehendes Know-how zu Marktgegebenheiten, technischen Möglichkeiten und Auswirkungen besteht das Risiko, Fehlentscheidungen zu treffen oder wichtige Aspekte zu übersehen.

Externe Unterstützung ist unverzichtbar, um eine fundierte, zukunftssichere und wirtschaftliche Entscheidung bei der Auswahl eines HCM-Systems zu treffen

Projektphasen der digitalen HR Transformation

/ Jan R. Bergrath / Hinterlasse einen Kommentar

Bei der HR-Digitalisierung gibt es mehrere Projektphasen, die sich an klassischen IT-Implementierungsprojekten orientieren. Der genaue Ablauf hängt vom Unternehmen, der gewählten Software (z. B. SAP SuccessFactors, Workday, Personio, Dayforce) und den spezifischen Anforderungen ab.

Hier sind die wichtigsten 7 Schritte in einem HR-Digitalisierungsprojekt. Diese Schritte lassen sich in 3 Phasen gliedern. Erstens die HR Software Auswahl Phase, zweitens die HR Software Implementierungsphase und drittens die Hyper Care Phase.

Quelle: eigene Grafik Copyright Jan R. Bergrath StrukturWandler 2025

Typischerweise sind (s. Grafik oben) viele Schritte bei einer erfolgreichen HCM Implementierung notwendig. Allerdings lassen sie sich in 7 Hauptpunkte unterteilen.

1. Strategie & Analyse (Initiierung)

➡ Ziel: Definition der Digitalisierungsstrategie und Analyse der aktuellen HR-Prozesse.

✅ Typische Aufgaben:

  • Analyse der bestehenden HR-Landschaft (Ist-Zustand)
  • Definition der Digitalisierungsziele (z. B. Effizienzsteigerung, Automatisierung)
  • Stakeholder-Identifikation & Einbindung (HR, IT, Betriebsrat, Management)
  • Budget- und Ressourcenplanung
  • Erstellung eines groben Business Cases

📌 Ergebnis: HR-Digitalisierungsstrategie, grober Projektplan, Entscheidung über Vorgehen (Best-of-Breed vs. All-in-One-Lösung)

2. Anforderungsmanagement & Softwareauswahl

➡ Ziel: Auswahl der richtigen Softwarelösung (z. B. SAP SuccessFactors, Workday, Dayforce).

✅ Typische Aufgaben:

  • Erstellung eines Lastenhefts mit Anforderungen
  • Bewertung der HR-Prozesse (z. B. Recruiting, Onboarding, Learning)
  • Marktanalyse & Anbieterauswahl
  • Durchführung von Software-Demos & Proof of Concept (PoC)
  • Auswahl der Software & Entscheidung über Hosting (Cloud vs. On-Premise)

📌 Ergebnis: Entscheidung für eine HCM-Lösung, Anbieter & Integrationsstrategie festgelegt

3. Konzeption & Design (Blueprint-Phase)

➡ Ziel: Definition der Soll-Prozesse & technische Architektur.

✅ Typische Aufgaben:

  • Erarbeitung des Zielbetriebsmodells
  • Erstellung eines Systemdesigns (z. B. Schnittstellen zu Payroll, Zeitwirtschaft)
  • Rollen- & Berechtigungskonzept entwickeln
  • Data-Mapping & Migrationsstrategie erstellen
  • Change Management und Kommunikationsstrategie planen

📌 Ergebnis: Abgestimmter Blueprint für die Implementierung

4. Implementierung & Konfiguration

➡ Ziel: Technische Umsetzung und Anpassung der Software an die HR-Prozesse.

✅ Typische Aufgaben:

  • Einrichtung der Module (z. B. SAP SuccessFactors Employee Central, Recruiting, Learning)
  • Anpassung der Workflows & Automatisierungen
  • Entwicklung von Schnittstellen (z. B. zu SAP HCM, Zeitwirtschaftssystemen)
  • Datenmigration aus Altsystemen
  • Erste Tests (Unit-Tests, Systemintegrationstests)

📌 Ergebnis: Funktionsfähiges System in einer Testumgebung

5. Test & Abnahme

➡ Ziel: Sicherstellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind und das System stabil läuft.

✅ Typische Aufgaben:

  • Durchführung von User Acceptance Tests (UAT) mit Key Usern
  • Identifikation & Behebung von Fehlern
  • Schulung der Endanwender
  • Vorbereitung auf den Go-Live (Hypercare-Team, Support-Prozesse definieren)

📌 Ergebnis: Abnahme durch Fachbereiche & Freigabe für den Go-Live

6. Go-Live & Hypercare-Phase

➡ Ziel: Erfolgreiche Einführung und Stabilisierung des Systems.

✅ Typische Aufgaben:

  • Produktivsetzung der HR-Software
  • Monitoring & Troubleshooting (Hypercare-Phase)
  • Unterstützung der User durch ein Support-Team
  • Optimierung von Prozessen basierend auf ersten Erfahrungen

📌 Ergebnis: System stabil im produktiven Betrieb, Übergabe an den Regelbetrieb

7. Kontinuierliche Optimierung & Weiterentwicklung

➡ Ziel: Systemverbesserung & Erweiterung um neue Funktionen.

✅ Typische Aufgaben:

  • Regelmäßige Release-Updates (z. B. SAP SuccessFactors Quartalsupdates)
  • Prozessoptimierungen basierend auf Nutzerfeedback
  • Einführung neuer Module oder Integrationen
  • Training & Change-Management für neue Features

📌 Ergebnis: Nachhaltige HR-Digitalisierung mit kontinuierlicher Verbesserung

Zusätzliche Erfolgsfaktoren für HR-Digitalisierungsprojekte:

🔹 Stakeholder frühzeitig einbinden (HR, IT, Betriebsrat, Management, Board)
🔹 Change Management aktiv steuern (Akzeptanz & Schulungen sind entscheidend)
🔹 Klare Governance & Projektstruktur definieren
🔹 Schnittstellen & Datenmigration nicht unterschätzen (z. B. IDM, Payroll, Org-Management)
🔹 HR-Compliance & Datenschutz beachten (z. B. DSGVO)
🔹Auditanforderungen und Zertifizierungen

Fragen zu HCM Projekten oder HR Digitalisierung? hello@strukturwandler.com Hier gibt es einen Überblick über die HR Digitalisierungspotentiale in 2025

Unerschlossene Potenziale: HR-Digitalisierung in Unternehmen im Jahr 2025

/ Jan R. Bergrath / Hinterlasse einen Kommentar
HR-Digitalisierung in 2025, seit rund neun Jahren ist einer meiner Tätigkeitsschwerpunkte in der Digitalisierung das Thema HR-Digitalisierung, auch in meinen aktuell laufenden Projekten zeigt sich, dass in 2025 für Unternehmen immer riesige Potentiale zu heben sind. Daher habe ich hier meine Gedanken dazu in diesen Artikel fliessen lassen, viel Spaß beim lesen.
2025 HR Digitalisierung nächste Stufe
Die digitale Transformation hat in den letzten Jahren nahezu alle Bereiche der Wirtschaft erfasst – und doch zeigt sich im Jahr 2025, dass insbesondere im Human Resources (HR)-Management noch immense Potenziale brachliegen. Während viele Unternehmen bereits erste Schritte in Richtung Digitalisierung gegangen sind, bleibt die vollständige Ausschöpfung der Möglichkeiten oft aus. Dabei könnte die digitale HR-Transformation nicht nur Prozesse optimieren,
sondern auch die Rolle von HR als strategischen Partner im Unternehmen nachhaltig stärken.
Effizienz als ungenutzter Hebel
Ein Bereich, in dem 2025 noch großes Potenzial schlummert, ist die Effizienzsteigerung. Viele Unternehmen setzen zwar HR-Software ein, doch die Automatisierung administrativer Aufgaben wird häufig nur punktuell umgesetzt. Wo Routineprozesse wie Gehaltsabrechnungen oder Urlaubsanträge digitalisiert werden, könnten HR-Teams deutlich entlastet werden. Dies würde ihnen ermöglichen, sich auf strategisch wichtige Themen wie Talentmanagement oder die Förderung von Führungskräften zu konzentrieren. Gerade in einem dynamischen Arbeitsmarkt, in dem Fachkräfte knapp sind, könnte diese Verschiebung von operativen zu strategischen Aufgaben Unternehmen einen entscheidenden Vorteil verschaffen.
Mitarbeitererlebnis als Wettbewerbsfaktor
Auch die Mitarbeitererfahrung bietet im Jahr 2025 noch ungenutztes Potenzial. Digitale Plattformen, die den Austausch zwischen HR und Mitarbeitern vereinfachen, sind längst verfügbar – doch ihre flächendeckende Einführung bleibt oft aus. Dabei könnten solche Tools den Zugang zu Informationen erleichtern, Feedback-Kanäle öffnen und die Kommunikation verbessern. Unternehmen, die hier investieren, stärken nicht nur die Bindung ihrer Belegschaft, sondern positionieren sich auch als moderne Arbeitgeber, die den Ansprüchen einer neuen Generation gerecht werden. In Zeiten des „War for Talents“ ist dies ein Faktor, der nicht unterschätzt werden sollte.
Daten als ungehobener Schatz
Ein weiteres Feld mit enormem Potenzial ist die datenbasierte Entscheidungsfindung. Big Data und Analytics könnten HR-Abteilungen dabei unterstützen, Trends wie Fluktuation frühzeitig zu erkennen, Talente gezielt zu fördern oder die Zufriedenheit der Belegschaft messbar zu steigern. Doch viele Unternehmen nutzen bislang nur einen Bruchteil der verfügbaren Daten. Wer hier im Jahr 2025 noch zögert, verschenkt die Chance, fundierte Entscheidungen zu treffen, die langfristig Wettbewerbsvorteile sichern könnten.
–
HR Digitalisierung in 2025 Warum?

Quelle: Eigenes Bild – StrukturWandler Jan R. Bergrath 2025

Flexibilität als Schlüssel zur Zukunft
Die Flexibilisierung von Arbeitsstrukturen ist ein weiterer Aspekt, der noch nicht vollständig ausgeschöpft wird. Homeoffice-Optionen und digitale Arbeitsplattformen haben sich zwar etabliert, doch ihre Integration in eine ganzheitliche HR-Strategie steht vielfach noch aus. Unternehmen, die hier vorangehen, könnten nicht nur die Work-Life-Balance ihrer Mitarbeiter fördern, sondern auch ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern – ein entscheidender Faktor in einem Arbeitsmarkt, der zunehmend von Flexibilität geprägt ist.
Rekrutierung im digitalen Zeitalter
Auch im Bereich der Rekrutierung liegt 2025 noch viel Potenzial brach. KI-gestützte Tools, Online-Plattformen und Video-Interviews könnten den Auswahlprozess beschleunigen und präzisieren. Doch viele Unternehmen setzen weiterhin auf traditionelle Methoden, obwohl der Arbeitsmarkt längst digitaler und schneller geworden ist. Wer hier auf moderne Technologien setzt, kann sich im Wettbewerb um die besten Köpfe klar abheben.
Fazit: Zeit zum Handeln
Im Jahr 2025 zeigt sich: Die digitale HR-Transformation ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Unternehmen, die die Potenziale der Digitalisierung noch nicht voll ausschöpfen, riskieren, den Anschluss zu verlieren – sei es in der Effizienz, der Mitarbeiterzufriedenheit oder der Anpassung an neue Arbeitsrealitäten. Die Technologien sind vorhanden, die Vorteile offensichtlich. Jetzt liegt es an den Unternehmen, diese Möglichkeiten zu ergreifen und HR als zukunftsweisenden Bereich zu etablieren. Die Revolution ist in vollem Gange – wer sie verschläft, wird es schwer haben, aufzuholen.
Du möchtest dich mit mir zur HR-Digitalisierung oder zu HCM Systemen austauschen? Du interessiert dich für den Einsatz von KI in der HR? Freue mich von Dir zu hören.

HR Software Auswahl in 2023

/ Jan R. Bergrath / Hinterlasse einen Kommentar

Die Auswahl der richtigen HR-Software ist entscheidend für den Erfolg von Human Resources-Abteilungen in Unternehmen. Hier sind einige der wichtigsten Kriterien, die bei der Auswahl von HR-Software berücksichtigt werden sollten:

  1. Funktionalität und Bedarfsabgleich: Stellen Sie sicher, dass die Software die grundlegenden Anforderungen Ihrer HR-Abteilung erfüllt. Dazu gehören Funktionen wie Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Leistungsmanagement, Talentmanagement und Rekrutierung. Erstellen Sie eine Liste der erforderlichen Funktionen und vergleichen Sie sie mit den Angeboten der Software.
  2. Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte einfach zu bedienen sein und eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten. HR-Mitarbeiter und Mitarbeiter im gesamten Unternehmen sollten in der Lage sein, die Software effizient zu nutzen, ohne umfangreiche Schulungen zu benötigen.
  3. Integration: Überprüfen Sie, ob die HR-Software nahtlos in andere vorhandene Systeme in Ihrem Unternehmen integriert werden kann, wie z.B. Buchhaltungssoftware, Zeiterfassungssysteme oder Unternehmensressourcenplanung (ERP)-Software. Eine gute Integration spart Zeit und verhindert Dateninkonsistenzen.
  4. Skalierbarkeit: Die Software sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitzuhalten. Sie sollte skalierbar sein und sich an veränderte Anforderungen anpassen können, sowohl hinsichtlich der Anzahl der Mitarbeiter als auch der Funktionalität.
  5. Datenschutz und Compliance: Stellen Sie sicher, dass die Software die Datenschutzbestimmungen und rechtlichen Anforderungen erfüllt, die in Ihrer Branche und Ihrem Land gelten. Datenschutz und Datensicherheit sind in HR besonders wichtig, da viele sensible Mitarbeiterdaten verarbeitet werden.
  6. Reporting und Analytik: Die Software sollte robuste Reporting- und Analysefunktionen bieten, um HR-Verantwortlichen Einblicke in Mitarbeiterdaten zu ermöglichen. Dies kann bei der strategischen Entscheidungsfindung und der Identifizierung von Trends und Problemen helfen.
  7. Unterstützung und Schulung: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter eine angemessene Kundenunterstützung bietet, einschließlich Schulungen, technischem Support und regelmäßigen Updates der Software.
  8. Kosten: Berücksichtigen Sie die Gesamtkosten der HR-Software, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten, Schulung und laufende Wartung. Vergleichen Sie die Kosten mit dem erwarteten Nutzen und der Rendite.
  9. Benutzerbewertungen und Referenzen: Lesen Sie Bewertungen und Erfahrungen anderer Kunden, die die Software verwenden. Dies kann Ihnen Einblicke in die tatsächliche Leistung und Zuverlässigkeit der Software bieten.
  10. Anpassbarkeit: Prüfen Sie, ob die Software anpassbar ist, um spezifische Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Die Möglichkeit, individuelle Anpassungen vorzunehmen, kann wichtig sein.

Die Auswahl der richtigen HR-Software erfordert sorgfältige Planung und Recherche. Jedes Unternehmen hat einzigartige Anforderungen, daher ist es wichtig, die oben genannten Kriterien an die spezifischen Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens anzupassen. Es kann auch hilfreich sein, eine gründliche Bedarfsanalyse durchzuführen und Experten oder Berater hinzuzuziehen, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.