Human Capital Management

Projektphasen der digitalen HR Transformation

/ Jan R. Bergrath / Hinterlasse einen Kommentar

Bei der HR-Digitalisierung gibt es mehrere Projektphasen, die sich an klassischen IT-Implementierungsprojekten orientieren. Der genaue Ablauf hängt vom Unternehmen, der gewählten Software (z. B. SAP SuccessFactors, Workday, Personio, Dayforce) und den spezifischen Anforderungen ab.

Hier sind die wichtigsten 7 Schritte in einem HR-Digitalisierungsprojekt. Diese Schritte lassen sich in 3 Phasen gliedern. Erstens die HR Software Auswahl Phase, zweitens die HR Software Implementierungsphase und drittens die Hyper Care Phase.

Quelle: eigene Grafik Copyright Jan R. Bergrath StrukturWandler 2025

Typischerweise sind (s. Grafik oben) viele Schritte bei einer erfolgreichen HCM Implementierung notwendig. Allerdings lassen sie sich in 7 Hauptpunkte unterteilen.

1. Strategie & Analyse (Initiierung)

➡ Ziel: Definition der Digitalisierungsstrategie und Analyse der aktuellen HR-Prozesse.

✅ Typische Aufgaben:

  • Analyse der bestehenden HR-Landschaft (Ist-Zustand)
  • Definition der Digitalisierungsziele (z. B. Effizienzsteigerung, Automatisierung)
  • Stakeholder-Identifikation & Einbindung (HR, IT, Betriebsrat, Management)
  • Budget- und Ressourcenplanung
  • Erstellung eines groben Business Cases

📌 Ergebnis: HR-Digitalisierungsstrategie, grober Projektplan, Entscheidung über Vorgehen (Best-of-Breed vs. All-in-One-Lösung)

2. Anforderungsmanagement & Softwareauswahl

➡ Ziel: Auswahl der richtigen Softwarelösung (z. B. SAP SuccessFactors, Workday, Dayforce).

✅ Typische Aufgaben:

  • Erstellung eines Lastenhefts mit Anforderungen
  • Bewertung der HR-Prozesse (z. B. Recruiting, Onboarding, Learning)
  • Marktanalyse & Anbieterauswahl
  • Durchführung von Software-Demos & Proof of Concept (PoC)
  • Auswahl der Software & Entscheidung über Hosting (Cloud vs. On-Premise)

📌 Ergebnis: Entscheidung für eine HCM-Lösung, Anbieter & Integrationsstrategie festgelegt

3. Konzeption & Design (Blueprint-Phase)

➡ Ziel: Definition der Soll-Prozesse & technische Architektur.

✅ Typische Aufgaben:

  • Erarbeitung des Zielbetriebsmodells
  • Erstellung eines Systemdesigns (z. B. Schnittstellen zu Payroll, Zeitwirtschaft)
  • Rollen- & Berechtigungskonzept entwickeln
  • Data-Mapping & Migrationsstrategie erstellen
  • Change Management und Kommunikationsstrategie planen

📌 Ergebnis: Abgestimmter Blueprint für die Implementierung

4. Implementierung & Konfiguration

➡ Ziel: Technische Umsetzung und Anpassung der Software an die HR-Prozesse.

✅ Typische Aufgaben:

  • Einrichtung der Module (z. B. SAP SuccessFactors Employee Central, Recruiting, Learning)
  • Anpassung der Workflows & Automatisierungen
  • Entwicklung von Schnittstellen (z. B. zu SAP HCM, Zeitwirtschaftssystemen)
  • Datenmigration aus Altsystemen
  • Erste Tests (Unit-Tests, Systemintegrationstests)

📌 Ergebnis: Funktionsfähiges System in einer Testumgebung

5. Test & Abnahme

➡ Ziel: Sicherstellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind und das System stabil läuft.

✅ Typische Aufgaben:

  • Durchführung von User Acceptance Tests (UAT) mit Key Usern
  • Identifikation & Behebung von Fehlern
  • Schulung der Endanwender
  • Vorbereitung auf den Go-Live (Hypercare-Team, Support-Prozesse definieren)

📌 Ergebnis: Abnahme durch Fachbereiche & Freigabe für den Go-Live

6. Go-Live & Hypercare-Phase

➡ Ziel: Erfolgreiche Einführung und Stabilisierung des Systems.

✅ Typische Aufgaben:

  • Produktivsetzung der HR-Software
  • Monitoring & Troubleshooting (Hypercare-Phase)
  • Unterstützung der User durch ein Support-Team
  • Optimierung von Prozessen basierend auf ersten Erfahrungen

📌 Ergebnis: System stabil im produktiven Betrieb, Übergabe an den Regelbetrieb

7. Kontinuierliche Optimierung & Weiterentwicklung

➡ Ziel: Systemverbesserung & Erweiterung um neue Funktionen.

✅ Typische Aufgaben:

  • Regelmäßige Release-Updates (z. B. SAP SuccessFactors Quartalsupdates)
  • Prozessoptimierungen basierend auf Nutzerfeedback
  • Einführung neuer Module oder Integrationen
  • Training & Change-Management für neue Features

📌 Ergebnis: Nachhaltige HR-Digitalisierung mit kontinuierlicher Verbesserung

Zusätzliche Erfolgsfaktoren für HR-Digitalisierungsprojekte:

🔹 Stakeholder frühzeitig einbinden (HR, IT, Betriebsrat, Management, Board)
🔹 Change Management aktiv steuern (Akzeptanz & Schulungen sind entscheidend)
🔹 Klare Governance & Projektstruktur definieren
🔹 Schnittstellen & Datenmigration nicht unterschätzen (z. B. IDM, Payroll, Org-Management)
🔹 HR-Compliance & Datenschutz beachten (z. B. DSGVO)
🔹Auditanforderungen und Zertifizierungen

Fragen zu HCM Projekten oder HR Digitalisierung? hello@strukturwandler.com Hier gibt es einen Überblick über die HR Digitalisierungspotentiale in 2025

Digitale HR Transformation eine Revolution

/ Jan R. Bergrath / Hinterlasse einen Kommentar
Digitale HR Transformation: Eine Revolution für Arbeitskraft und Unternehmen

Die digitale Transformation hat in den letzten Jahren nicht nur die Art und Weise verändert, wie Unternehmen arbeiten, sondern auch die Landschaft des Human Resources (HR)-Managements revolutioniert. Die Vorteile dieser Transformation im HR-Bereich sind vielfältig und reichen weit über die bloße Automatisierung von Prozessen hinaus. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die umfassenden Vorzüge, die die digitale Transformation für das HR-Management mit sich bringt.
Eine der auffälligsten Verbesserungen durch die digitale Transformation ist die Effizienzsteigerung. Durch den Einsatz von HR-Softwarelösungen können administrative Aufgaben automatisiert werden, wodurch wertvolle Zeit freigesetzt wird. HR-Experten können sich somit verstärkt auf strategische Aufgaben konzentrieren, wie zum Beispiel die Entwicklung und Implementierung von Talentmanagement-Strategien. Dies ermöglicht eine optimierte Nutzung von Ressourcen und trägt zur Steigerung der Gesamtleistung des Unternehmens bei. Die digitale HR Transformation wird mehr und mehr zum Schlüsselbereich der Unternehmensführung.

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung. Die Digitalisierung eröffnet neue Wege für die Interaktion zwischen Mitarbeitern und dem HR-Team. Durch den Einsatz von digitalen Plattformen können Mitarbeiter einfacher auf personalrelevante Informationen zugreifen, Feedback geben und ihre Anliegen unkompliziert mit dem HR-Team teilen. Diese verbesserte Kommunikation stärkt nicht nur das Vertrauen der Mitarbeiter in die HR-Abteilung, sondern fördert auch eine positive Unternehmenskultur.

Die digitale Transformation ebnet den Weg für datenbasierte Entscheidungsfindung im HR-Bereich. Durch die Analyse von Mitarbeiterdaten können HR-Experten fundierte Entscheidungen treffen, die die Effizienz steigern und die Mitarbeiterbindung verbessern. Die Nutzung von Big Data und Analytics ermöglicht es, Muster und Trends zu identifizieren, die dazu beitragen können, talentierte Mitarbeiter zu gewinnen, ihre Entwicklung zu fördern und letztendlich die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Darüber hinaus trägt die digitale Transformation zur Flexibilisierung von Arbeitsstrukturen bei. Die Einführung von Homeoffice-Optionen und digitalen Arbeitsplattformen ermöglicht es Mitarbeitern, flexibler zu arbeiten und ihre Aufgaben effektiver zu erledigen. Dies fördert nicht nur die Work-Life-Balance, sondern trägt auch dazu bei, talentierte Fachkräfte zu gewinnen und zu halten.

Die Digitalisierung hat auch die Rekrutierung und Auswahl von Mitarbeitern transformiert. Durch den Einsatz von Online-Plattformen, KI-gestützten Tools und Video-Interviews können Unternehmen potenzielle Kandidaten effizienter identifizieren und auswählen. Dies beschleunigt den gesamten Rekrutierungsprozess und ermöglicht es Unternehmen, auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Insgesamt ermöglicht die digitale Transformation im HR-Bereich eine ganzheitliche Optimierung von Prozessen und Arbeitsstrukturen. Sie fördert eine effiziente Nutzung von Ressourcen, verbessert die Mitarbeitererfahrung, ermöglicht datenbasierte Entscheidungsfindung und unterstützt die Flexibilität von Arbeitsmodellen. Unternehmen, die diese Transformation erfolgreich durchführen, werden nicht nur in der Lage sein, den aktuellen Herausforderungen gerecht zu werden, sondern auch langfristig eine agile und zukunftsfähige HR-Strategie entwickeln können.

Jan R. Bergrath hilft Unternehmen bei der HR Transformation und Software Auswahl und Implementierung. Fragen?: hello@strukturwandler.com