Success Factors

5 Schritte zur erfolgreichen Einführung von SAP Success Factors

/ Jan R. Bergrath / Hinterlasse einen Kommentar

Erfolgreiche Projektsteuerung einer SAP SuccessFactors Implementierung

Die erfolgreiche Umsetzung eines SAP SuccessFactors Projekts erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, die strategische Planung mit Flexibilität kombiniert. Der Einsatz bewährter Methoden wie z. B. SAP Activate sorgt für klare Projektphasen, Transparenz und Kontrolle.  Im ersten Teil sind die 5 wichtigsten Punkte für ein erfolgreiches Implementierungsprojekt beschrieben. Im zweiten Teil, sind die goldenen neun Punkte für ein erfolgreiche HCM Projektsteuerung.

In 5 Schritten zur erfolgreichen SAP Success Factors Einführung

SAP Success Factors Logo Quelle: https://www.sap.com

1. Projektstart: Zielsetzung und Machbarkeitsanalyse

Zu Beginn wird eine Machbarkeitsstudie durchgeführt, um Geschäftsanforderungen mit den Funktionen von SAP SuccessFactors abzustimmen. Eine klare Zieldefinition, z. B. Automatisierung von Onboarding oder Optimierung von HR-Self-Services, bildet die Basis für eine realistische Projekt-Roadmap, die die Unternehmensziele unterstützt.

2. Projektplanung und Teamzusammenstellung

Ein detaillierter Projektplan mit Meilensteinen, Zeitrahmen und Budget ist entscheidend. Ein interdisziplinäres Team aus Projektleitung, IT, HR-Experten und Führungskräften gewährleistet Wissenstransfer und Akzeptanz. Ein engagierter Management-Sponsor sichert Priorität und Ressourcen.

3. Anforderungsmanagement und Systemdesign

In der Designphase werden Ist-Prozesse analysiert und Soll-Prozesse entworfen. In Zusammenarbeit mit dem Implementierungspartner werden SAP-Best-Practices an spezifische Anforderungen angepasst. Integration in die Systemlandschaft und Datenmigration müssen früh geplant werden.

4. Umsetzung, Tests und Change Management

Die Umsetzung erfolgt iterativ mit regelmäßigen Validierungen. Umfassende Tests (Unit-, Integrations- und User Acceptance Tests) minimieren Fehler. Ein professionelles Change Management mit Schulungen und Kommunikation fördert die Nutzerakzeptanz und reduziert Widerstände.

5. Go-Live und Nachbetreuung

Der Go-Live erfordert intensive Überwachung und strukturierten Support, um Stabilität zu gewährleisten. Eine mehrmonatige Nachbetreuung sichert die langfristige Nutzung des Systems.

Erfolgsfaktoren und Herausforderungen
  • Klare Zieldefinition und Priorisierung
  • Realistische Planung mit Puffern
  • Kompetentes, interdisziplinäres Team
  • Kontinuierliche Einbindung der Stakeholder
  • Gründliche Tests und Change Management
  • Nachhaltiger Support nach Go-Live

Durch konsequente Berücksichtigung dieser Faktoren werden Verzögerungen, Akzeptanzprobleme und Nachbesserungen minimiert, und der Projekterfolg langfristig gesichert. Die Erfahrung zeigt, dass im Vorfeld 9 Schritte essentiell sind:

1. Projektziele und -umfang definieren

Die Projektziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert (SMART) formuliert werden. Der Projektumfang muss klar abgegrenzt werden, um den Gestaltungs- und Einflussbereich des Projekts eindeutig festzulegen.

2. Stakeholderanalyse durchführen

Alle relevanten Stakeholder werden identifiziert, ihre Erwartungen, Interessen und Bedenken analysiert. Eine enge Zusammenarbeit mit den wichtigsten Beteiligten fördert Akzeptanz und erleichtert die Umsetzung.

3. Projektstrukturplan (PSP) erstellen

Das Projekt wird in Teilprojekte und Arbeitspakete gegliedert. Der PSP bildet die Basis für Ablauf-, Ressourcen- und Kostenplanung und sorgt für klare Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

4. Ablauf- und Terminplanung

Arbeitspakete werden logisch geordnet, Abhängigkeiten identifiziert und Aufgabendauern geschätzt. Tools wie Gantt-Diagramme visualisieren den Zeitplan und gewährleisten Übersichtlichkeit.

5. Ressourcenplanung

Der Bedarf an Personal, Material und weiteren Ressourcen wird ermittelt und den Aufgaben zugeordnet. Eine realistische Planung verhindert Engpässe und Überlastungen.

6. Kostenplanung

Basierend auf Ressourcen- und Zeitplanung werden die Projektkosten kalkuliert und ein Budget festgelegt. Die Kostenplanung ist eng mit der Ressourcenplanung verzahnt.

7. Risikomanagement

Potenzielle Risiken werden identifiziert, bewertet und mit Gegenmaßnahmen sowie einem Risikobudget abgesichert, um frühzeitig auf Probleme reagieren zu können.

8. Meilensteinplanung

Wichtige Zwischenziele (Meilensteine) werden definiert, um den Fortschritt zu überwachen und bei Abweichungen rechtzeitig gegenzusteuern.

9. Aufgaben- und Verantwortlichkeitszuweisung

Klare Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams fördert effiziente Zusammenarbeit und vermeidet Unklarheiten.

Diese Schritte legen ein solides Fundament für den Projekterfolg, indem sie Struktur, Transparenz und eine realistische Planung sicherstellen. Mehr Informationen zu dem typischen Projektablauf für die Einführung eine HCM System wie zum Beispiel SAP Success Factors gibt es hier. Fragen? Dann kontaktiere den Autor

Projektphasen der digitalen HR Transformation

/ Jan R. Bergrath / Hinterlasse einen Kommentar

Bei der HR-Digitalisierung gibt es mehrere Projektphasen, die sich an klassischen IT-Implementierungsprojekten orientieren. Der genaue Ablauf hängt vom Unternehmen, der gewählten Software (z. B. SAP SuccessFactors, Workday, Personio, Dayforce) und den spezifischen Anforderungen ab.

Hier sind die wichtigsten 7 Schritte in einem HR-Digitalisierungsprojekt. Diese Schritte lassen sich in 3 Phasen gliedern. Erstens die HR Software Auswahl Phase, zweitens die HR Software Implementierungsphase und drittens die Hyper Care Phase.

Quelle: eigene Grafik Copyright Jan R. Bergrath StrukturWandler 2025

Typischerweise sind (s. Grafik oben) viele Schritte bei einer erfolgreichen HCM Implementierung notwendig. Allerdings lassen sie sich in 7 Hauptpunkte unterteilen.

1. Strategie & Analyse (Initiierung)

➡ Ziel: Definition der Digitalisierungsstrategie und Analyse der aktuellen HR-Prozesse.

✅ Typische Aufgaben:

  • Analyse der bestehenden HR-Landschaft (Ist-Zustand)
  • Definition der Digitalisierungsziele (z. B. Effizienzsteigerung, Automatisierung)
  • Stakeholder-Identifikation & Einbindung (HR, IT, Betriebsrat, Management)
  • Budget- und Ressourcenplanung
  • Erstellung eines groben Business Cases

📌 Ergebnis: HR-Digitalisierungsstrategie, grober Projektplan, Entscheidung über Vorgehen (Best-of-Breed vs. All-in-One-Lösung)

2. Anforderungsmanagement & Softwareauswahl

➡ Ziel: Auswahl der richtigen Softwarelösung (z. B. SAP SuccessFactors, Workday, Dayforce).

✅ Typische Aufgaben:

  • Erstellung eines Lastenhefts mit Anforderungen
  • Bewertung der HR-Prozesse (z. B. Recruiting, Onboarding, Learning)
  • Marktanalyse & Anbieterauswahl
  • Durchführung von Software-Demos & Proof of Concept (PoC)
  • Auswahl der Software & Entscheidung über Hosting (Cloud vs. On-Premise)

📌 Ergebnis: Entscheidung für eine HCM-Lösung, Anbieter & Integrationsstrategie festgelegt

3. Konzeption & Design (Blueprint-Phase)

➡ Ziel: Definition der Soll-Prozesse & technische Architektur.

✅ Typische Aufgaben:

  • Erarbeitung des Zielbetriebsmodells
  • Erstellung eines Systemdesigns (z. B. Schnittstellen zu Payroll, Zeitwirtschaft)
  • Rollen- & Berechtigungskonzept entwickeln
  • Data-Mapping & Migrationsstrategie erstellen
  • Change Management und Kommunikationsstrategie planen

📌 Ergebnis: Abgestimmter Blueprint für die Implementierung

4. Implementierung & Konfiguration

➡ Ziel: Technische Umsetzung und Anpassung der Software an die HR-Prozesse.

✅ Typische Aufgaben:

  • Einrichtung der Module (z. B. SAP SuccessFactors Employee Central, Recruiting, Learning)
  • Anpassung der Workflows & Automatisierungen
  • Entwicklung von Schnittstellen (z. B. zu SAP HCM, Zeitwirtschaftssystemen)
  • Datenmigration aus Altsystemen
  • Erste Tests (Unit-Tests, Systemintegrationstests)

📌 Ergebnis: Funktionsfähiges System in einer Testumgebung

5. Test & Abnahme

➡ Ziel: Sicherstellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind und das System stabil läuft.

✅ Typische Aufgaben:

  • Durchführung von User Acceptance Tests (UAT) mit Key Usern
  • Identifikation & Behebung von Fehlern
  • Schulung der Endanwender
  • Vorbereitung auf den Go-Live (Hypercare-Team, Support-Prozesse definieren)

📌 Ergebnis: Abnahme durch Fachbereiche & Freigabe für den Go-Live

6. Go-Live & Hypercare-Phase

➡ Ziel: Erfolgreiche Einführung und Stabilisierung des Systems.

✅ Typische Aufgaben:

  • Produktivsetzung der HR-Software
  • Monitoring & Troubleshooting (Hypercare-Phase)
  • Unterstützung der User durch ein Support-Team
  • Optimierung von Prozessen basierend auf ersten Erfahrungen

📌 Ergebnis: System stabil im produktiven Betrieb, Übergabe an den Regelbetrieb

7. Kontinuierliche Optimierung & Weiterentwicklung

➡ Ziel: Systemverbesserung & Erweiterung um neue Funktionen.

✅ Typische Aufgaben:

  • Regelmäßige Release-Updates (z. B. SAP SuccessFactors Quartalsupdates)
  • Prozessoptimierungen basierend auf Nutzerfeedback
  • Einführung neuer Module oder Integrationen
  • Training & Change-Management für neue Features

📌 Ergebnis: Nachhaltige HR-Digitalisierung mit kontinuierlicher Verbesserung

Zusätzliche Erfolgsfaktoren für HR-Digitalisierungsprojekte:

🔹 Stakeholder frühzeitig einbinden (HR, IT, Betriebsrat, Management, Board)
🔹 Change Management aktiv steuern (Akzeptanz & Schulungen sind entscheidend)
🔹 Klare Governance & Projektstruktur definieren
🔹 Schnittstellen & Datenmigration nicht unterschätzen (z. B. IDM, Payroll, Org-Management)
🔹 HR-Compliance & Datenschutz beachten (z. B. DSGVO)
🔹Auditanforderungen und Zertifizierungen

Fragen zu HCM Projekten oder HR Digitalisierung? hello@strukturwandler.com Hier gibt es einen Überblick über die HR Digitalisierungspotentiale in 2025

HR Software Auswahl in 2023

/ Jan R. Bergrath / Hinterlasse einen Kommentar

Die Auswahl der richtigen HR-Software ist entscheidend für den Erfolg von Human Resources-Abteilungen in Unternehmen. Hier sind einige der wichtigsten Kriterien, die bei der Auswahl von HR-Software berücksichtigt werden sollten:

  1. Funktionalität und Bedarfsabgleich: Stellen Sie sicher, dass die Software die grundlegenden Anforderungen Ihrer HR-Abteilung erfüllt. Dazu gehören Funktionen wie Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Leistungsmanagement, Talentmanagement und Rekrutierung. Erstellen Sie eine Liste der erforderlichen Funktionen und vergleichen Sie sie mit den Angeboten der Software.
  2. Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte einfach zu bedienen sein und eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten. HR-Mitarbeiter und Mitarbeiter im gesamten Unternehmen sollten in der Lage sein, die Software effizient zu nutzen, ohne umfangreiche Schulungen zu benötigen.
  3. Integration: Überprüfen Sie, ob die HR-Software nahtlos in andere vorhandene Systeme in Ihrem Unternehmen integriert werden kann, wie z.B. Buchhaltungssoftware, Zeiterfassungssysteme oder Unternehmensressourcenplanung (ERP)-Software. Eine gute Integration spart Zeit und verhindert Dateninkonsistenzen.
  4. Skalierbarkeit: Die Software sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitzuhalten. Sie sollte skalierbar sein und sich an veränderte Anforderungen anpassen können, sowohl hinsichtlich der Anzahl der Mitarbeiter als auch der Funktionalität.
  5. Datenschutz und Compliance: Stellen Sie sicher, dass die Software die Datenschutzbestimmungen und rechtlichen Anforderungen erfüllt, die in Ihrer Branche und Ihrem Land gelten. Datenschutz und Datensicherheit sind in HR besonders wichtig, da viele sensible Mitarbeiterdaten verarbeitet werden.
  6. Reporting und Analytik: Die Software sollte robuste Reporting- und Analysefunktionen bieten, um HR-Verantwortlichen Einblicke in Mitarbeiterdaten zu ermöglichen. Dies kann bei der strategischen Entscheidungsfindung und der Identifizierung von Trends und Problemen helfen.
  7. Unterstützung und Schulung: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter eine angemessene Kundenunterstützung bietet, einschließlich Schulungen, technischem Support und regelmäßigen Updates der Software.
  8. Kosten: Berücksichtigen Sie die Gesamtkosten der HR-Software, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten, Schulung und laufende Wartung. Vergleichen Sie die Kosten mit dem erwarteten Nutzen und der Rendite.
  9. Benutzerbewertungen und Referenzen: Lesen Sie Bewertungen und Erfahrungen anderer Kunden, die die Software verwenden. Dies kann Ihnen Einblicke in die tatsächliche Leistung und Zuverlässigkeit der Software bieten.
  10. Anpassbarkeit: Prüfen Sie, ob die Software anpassbar ist, um spezifische Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Die Möglichkeit, individuelle Anpassungen vorzunehmen, kann wichtig sein.

Die Auswahl der richtigen HR-Software erfordert sorgfältige Planung und Recherche. Jedes Unternehmen hat einzigartige Anforderungen, daher ist es wichtig, die oben genannten Kriterien an die spezifischen Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens anzupassen. Es kann auch hilfreich sein, eine gründliche Bedarfsanalyse durchzuführen und Experten oder Berater hinzuzuziehen, um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.