Der Auswahlprozess für das richtige HCM-System – so finden Unternehmen die passende Lösung 

Die Auswahl eines Human Capital Management (HCM) Systems ist ein strategisch wichtiger Schritt für jedes Unternehmen. Ein strukturiertes Vorgehen hilft, eine zukunftsfähige und passgenaue Lösung zu finden. Darunter verstehen die meisten Unternehmen, wie  gestalten wir den HCM Auswahlprozess um das richtige HCM-System zu finden.

Die wichtigsten Phasen im Auswahlprozess

• Zielbild und Strategie definieren: Zu Beginn steht die Entwicklung eines klaren HR-IT-Zielbilds. Unternehmen sollten festlegen, welche Ziele sie mit dem neuen System erreichen wollen und wie es die HR- und IT-Strategie unterstützt. Ein Vorprojekt mit Anforderungsanalyse und Roadmap schafft die Basis.
• Anforderungen präzise erarbeiten: Statt alte Prozesse einfach zu digitalisieren, empfiehlt sich eine kritische Analyse: Welche Funktionen werden wirklich benötigt? Der Fokus sollte auf Effizienz, Nutzerfreundlichkeit und Zukunftsfähigkeit liegen. Eine Anforderungscheckliste hilft, den Überblick zu behalten.
• Markt sondieren und Anbieter vergleichen: Im nächsten Schritt werden potenzielle Anbieter recherchiert und anhand von Use Cases und spezifischen Unternehmensanforderungen verglichen. Demos und Testzugänge sind sinnvoll, um Praxistauglichkeit und Benutzerfreundlichkeit zu prüfen.
• Kriterien für die Auswahl:
  Wichtige Auswahlkriterien sind:
  1. Liefer- und Preismodell
  2. Datenschutz und Datensicherheit
  3. Technologische Basis und Integrationsfähigkeit
  4. Service und Support des Anbieters
  5. Branchenerfahrung und Referenzen

• Einbeziehung der Stakeholder:
  Führungskräfte, Betriebsrat und Mitarbeitende sollten frühzeitig eingebunden werden, um Akzeptanz und passgenaue Lösungen sicherzustellen.

Moderne HCM-Systeme: Worauf kommt es an?

• Automatisierung und Self-Service: Systeme sollten Self-Service-Portale, automatisierte Workflows und moderne Recruiting-Funktionen bieten, um HR-Prozesse effizienter zu gestalten.
• Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienung fördert die Akzeptanz und reduziert den Schulungsaufwand.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Die Lösung sollte mit dem Unternehmen wachsen und sich an neue Anforderungen anpassen lassen.

Ein strukturierter Auswahlprozess, der die individuellen Unternehmensziele, die Anforderungen aller Stakeholder und die technologische Zukunftsfähigkeit berücksichtigt, ist entscheidend für den Erfolg eines HCM-Systems. So wird die HR-IT zum echten Mehrwert für das gesamte Unternehmen.

Quelle: Eigenes Bild – StrukturWandler Jan R. Bergrath 2025

Externe Berater bringen entscheidende Vorteile im Auswahlprozess eines HCM-Systems:

• Sie verfügen über umfassende Marktkenntnisse und aktuelle Erfahrungen mit verschiedenen Anbietern und Lösungen, die intern oft fehlen.
• Externe Experten können die Anforderungen objektiv analysieren und bewerten, ohne von internen Interessen oder Betriebsblindheit beeinflusst zu sein.
• Sie unterstützen bei der komplexen Wirtschaftlichkeitsanalyse, der Ausschreibung und der Auswahl des passenden Service Providers – insbesondere bei internationalen Anforderungen oder länderspezifischen Besonderheiten.
• Ohne tiefgehendes Know-how zu Marktgegebenheiten, technischen Möglichkeiten und Auswirkungen besteht das Risiko, Fehlentscheidungen zu treffen oder wichtige Aspekte zu übersehen.

Externe Unterstützung ist unverzichtbar, um eine fundierte, zukunftssichere und wirtschaftliche Entscheidung bei der Auswahl eines HCM-Systems zu treffen